豆知識【ビジネス上で失礼のないように】

先般、本社でＦＡＸの宛名の書き方が話題となりました。ご存知の方も多いと思いますが、ご紹介しておきたいと思います。そのときに話題となりましたのが、どこかの会社にお邪魔している当社社員に対してＦＡＸを送る場合の宛名の書き方です。本社管理部では千差万別でした。（中には、面白いといったら失礼になるようなものまでありました。）

たとえば、管理部の田中何某さんが●●●●株式会社△△部にお邪魔しているとします。田中さんにＦＡＸを送る場合は次のように書くのが一般的です。

　宛先：●●●●株式会社△△部　御中

　　　　気付　㈱自社名　田中何某　宛

　この場合もそうですが、相手の株式会社とか、有限会社、合同会社などは省略することは良くありません。なぜかというと、その株式会社も含めて社名となるからです。

　ＦＡＸ送信の宛名書きとは少し離れますが、様々なドキュメントを作成する場合、お客様の社名よりもプロビズモの社名が高い位置にならないこと。また、お客様より大きな文字にならないこと。などに気をつけていただくと良いと思います。見積書や納品書、検収書、請求書などを作成する際に思い出していただければ幸いです。

また、メールなどで、「了解しました」をよく見かけますが、メールを送る相手との関係を把握していらっしゃいますか？

次のことも覚えておいていただけますと幸いです。

　　　　了解しました　　　：　友人付き合い又は目下に対して使用します。

　　　　かしこまりました　：　取引先や目上に対して使います。

　　　　承知しました　　　：お客様や取引先に対して使います。

　　　　承りました（承りました）：お客様に対して使います。

時代とともに、表現は少しづつ変わってくるようです。

現に、私が若いころには「殿」をよく使いましたが、最近では、「様」とするのが一般的なようです。

気を付けたいものです。